Întrebările primite în cadrul tuturor celor 5 Componente ale Programului Fondul ONG în România şi răspunsurile specifice la acestea:

 

Întrebare 1: Pentru categoriile Echipa de proiect  şi  Experţi din Anexa 2 - Bugetul proiectului există un standard în selectarea acestor persoane: diplome/experienţa în domeniu cuantificată în ani etc.?

Răspuns: Evaluarea expertizei necesare şi a profilului potrivit pentru fiecare membru al echipei de proiect este la latitudinea solicitantului, în etapa de dezvoltare a ideii de proiect şi de elaborare a Cererii de finanţare, ţinând cont de tipul de activităţi propuse şi de responsabilităţile specifice pe care aceste persoane le vor avea în proiect. Nu există o condiţie anume impusă în Ghidul solicitanţilor cu privire la standarde pentru selectarea acestor persoane. Vă rugăm să observaţi însă că, în Grila de evaluare tehnică şi financiară, conform Criteriului 5.2 al acesteia, se va evalua dacă "aplicantul şi partenerii, precum şi echipa propusă, au expertiza, motivaţia şi capacitatea necesare derulării proiectului".

 

Întrebare 2: În ceea ce priveşte salariile există un barem minim/maxim din valoarea totală eligibilă a proiectului, în care totalul salariilor trebuie să se încadreze?

Răspuns: Ghidul solicitanţilor şi anexele la acesta nu conţin prevederi referitoare la un barem minim/maxim prestabilit din valoarea totală eligibilă a proiectului în care totalul salariilor trebuie să se încadreze. În secţiunea 4.5.2 din Ghidul solicitantului se specifică faptul că "salariile şi costurile nu trebuie să le depăşească pe cele practicate în mod obişnuit de către Solicitant şi / sau partenerii acestuia". Este important ca dvs. să aveti în vedere o evaluare realistă a normei de muncă, a rolurilor, a nivelului salarial şi a ponderii cheltuelilor salariale faţă de totalul bugetului proiectului ţinând cont de activităţile propuse şi specificul proiectului, întrucât în cadrul evaluării tehnice şi financiare se are în vedere raportul cost-beneficiu şi realismul şi corelarea costurilor proiectului cu activităţile şi rezultatele aşteptate (vezi Grila de evaluare tehnică şi financiară, inclusă în Ghidul Solicitanţilor).

 

Întrebare 3: Cum se face finanţarea tranşei a doua, în cazul proiectelor cu o durată între 6-18 luni? Este menţionat în Ghidul solicitanţilor, la pag. 35, că se face în urma prezentării următoarelor:

 - raport financiar intermediar

- raport de audit

 Acestea au un format predefinit, le avem la dispoziţie ?

Răspuns:  Informaţiile referitoare la raportare si formatele aferente acestora urmează a fi disponibile la contractare, pentru viitorii beneficiari de grant.

Conform Ghidului solicitanţilor, secţiunea Plăţi, în cazul proiectelor cu o durată între 6 şi 18 luni (inclusiv 18), plata tranşei a doua se face în urma depunerii de către promotor a unei cereri de plată însoţită de raportul tehnic şi financiar. Auditul nu este obligatoriu, dar în cazul în care acesta a fost bugetat de către dvs., raportul financiar trebuie să fie însoţit şi de raportul de audit. În acest caz, ca regulă generală, dvs. nu va mai trebui să transmiteţi odată cu raportul financiar şi copii ale tuturor documentelor financiare justificative incluse în acesta.

Vă rugăm să reţineţi că plata tranşei a doua se va face doar dacă promotorul a cheltuit minim 70% din avansul încasat de la finanţator.

 

Întrebare 4: În "Ghidul solicitanţilor", la pag. 36 e menţionată "Anexa 6: Formular preînscriere". Aceasta nu e disponibilă însă pe site în secţiunea www.fondong.fdsc.ro/implicare.

Trebuie să ne pre-înscriem înaintea depunerii proiectului ?

Răspuns: Conform Ghidului Solicitanţilor, pagina 36, Anexei 6 - Formular de preînscriere îi corespunde nota de subsol nr. 14, unde este menţionat că această anexă este un formular online şi este disponibilă accesând următorul link:www.fondong.fdsc.ro/formular.php.

Formularul online (Anexa 6) va fi completat după ce aţi completat Cererea de finanţare, pentru că informaţiile din Formular vor fi preluate identic din Cererea de finanţare. Anexa 6 trebuie însă inregistrată online înaintea depunerii dosarului Cererii de finanţare, pentru că va fi nevoie să includeţi în dosarul Cererii de finanţare o copie a documentului generat online (pe care îl veţi primi pe email ulterior înregistrării online).

 

Întrebare 5: Data limită la care trebuie să se încheie proiectele este în aprilie 2016. Când pot însă începe, având în vedere că selecția se încheie în decembrie 2013? În graficul activităților trecem luna 1, 2,3... sau ianuarie, februarie 2014.... 2015 ?

Răspuns: Data maximă până la care se pot implementa proiectele este 30 aprilie 2016. In principiu, este de dorit ca proiectele să înceapă în luna ianuarie 2014, în special cele care au o durată de 28 de luni. În secţiunea Graficul activităţilor proiectului din Anexa 1 - Cererea de finanţare este deja specificat că se va menţiona  luna 1, luna 2, luna 3... luna n.

 

Întrebare 6: Începând de la ce sumă trebuie întocmit un raport de audit?

Din bugetul total al proiectului partenerului din Norvegia ii revine suma de [...] euro. În această situaţie are obligatia şi partenerul să întocmească raport de audit sau doar ONG-ul nostru în calitate de aplicant principal?

Răspuns: Auditul nu este obigatoriu, dar este permis. Nu există o suma pentru care auditul este recomandat. Este la latitudinea solicitantului să decidă dacă foloseşte servicii de audit financiar. În acest caz, raportul de audit va respecta standardele de audit stabilite în termenii de referinţă, care vor fi parte a contractului de finanţare, iar  auditul va fi pentru bugetul total al proiectului.

Având în vedere că raportul financiar vizează întreg bugetul proiectului, inclusiv cheltuielile partenerilor, există posibilitatea ca şi partenerii străini ai proiectului să includă în bugetele lor costuri de audit. Este recomandat ca partenerul, care nu este din România, să aibă un auditor local. Opinia dată de auditorul străin va fi satisfăcătoare pentru a certifica faptul că toate cheltuielile respectă legislaţia naţională şi procedurile din Ghidul Solicitantului.

În cazul în care nu se optează pentru introducerea în buget a costurilor de audit, se vor transmite împreună cu rapoartele financiare intermediare şi finale copii ale tuturor documentelor financiare justificative atât din partea promotorului cât şi din partea partenerului.

 

Întrebare 7: La punctul 3.1.1.Solicitanţi eligibili se menţionează că solicitanţii trebuie să fie independenţi de partide politice şi de organizaţii comerciale. Puteţi să detaliaţi această condiţie?

Răspuns: Criteriile privind independenţa faţă de partidele politice şi faţă de organizaţii comerciale vizează capacitatea organizaţiei de a controla activităţile proprii, şi de a decide asupra iniţiativelor sale. Aceasta presupune, de exemplu, proceduri organizaţionale proprii şi autonomie. Totodată, iniţiativele organizaţiei trebuie să vină în sprijinul beneficiarilor fără a exista condiţii de apartenenţă politică sau legate de profitul unei organizaţii economice.

Organizaţiile înfiinţate de societăţi comerciale sau partide politice nu sunt eligibile. Totodată, având în vedere cele de mai sus, măsura independenţei unei organizaţii este dată şi de componenţa structurilor de decizie ale organizaţiei, respectiv de ponderea membrilor de partid sau a reprezentanţilor unor organizaţii comerciale în structurile de decizie ale organizaţiei şi de procedurile de luare a deciziei. 

 

Întrebare 8: Dacă o organizaţie are mai multe filiale, cu personalitate juridică, filiala poate aplica pentru proiectele proprii? În acelaşi timp 2 filiale ale aceleiaşi organizaţii, pot aplica la aceeaşi componentă/subcomponentă sau o organizaţie, indiferent dacă are mai multe filiale poate aplica doar cu un singur proiect pe o componentă sau subcomponentă ?

Răspuns: Conform Ghidului solicitanţilor, pot solicita finanţare în cadrul acestui apel pentru Cereri de finanţare, doar organizaţii neguvernamentale şi nonprofit, înfiinţate legal şi cu sediul în România, organizate şi conduse conform legislaţiei româneşti în vigoare cu privire la organizaţiile neguvernamentale, respectiv asociaţii, fundaţii şi federaţii, constituite conform prevederilor OG nr. 26/2000 sau Legii nr. 21 / 1924 privind asociaţiile şi fundaţiile, cu modificările şi completările ulterioare.

Prin urmare, o filială cu personalitate juridică şi care respectă criteriile de eligibilitate stabilite pentru solicitanţi poate aplica pentru proiectele proprii. În funcţie de componenta pentru care aplică, vor fi respectate regulile specifice: pentru Componentele 1, 3, 4 şi 5o organizație poate depune, în calitate de Solicitant, un număr maxim de 2 Cereri de finanțare pentru acest Apel pentru Cereri de finanțare, din care numai 1 aplicaţie pentru Granturi mari. Pentru componena 2 Justiţie socială, o organizație poate depune, în calitate de Solicitant, un număr maxim de 3 Scrisori de intenție pentru acest Apel pentru Cereri de finanțare, din care maxim 2 Scrisori de intenție pentru aceeași subcomponentă.

Referitor la cealaltă parte a întrebării dvs legată de posibilitatea ca două filiale să aplice pentru aceeaşi componentă/subcomponentă, în cazul în care aceste două filiale au personalitate juridică distinctă, ele se comportă ca solicitanţi eligibili independenţi unul de altul, nefiind condiţionate în niciun fel una de cealaltă în ceea ce priveşte numărul de aplicaţii.

 

Întrebare 9. Vă rugăm să ne precizaţi dacă lista furnizată de dvs. pe site-ul NGO Partnership Portal: www.ngonorway.org/Partnership-projects/Finding-partners/Finding-partners.html reprezintă singurele organizaţii eligibile pentru formarea de parteneriate?

Răspuns: Baza de date de pe portalul menţionat de dvs. vine în sprijinul potenţialilor solicitanţi care caută un partener potrivit din Norvegia, însă nu este limitativă. În cazul în care o organizaţie are deja stabilite contacte cu o organizaţie din Norvegia sau dintr-una din celelalte două ţări donatoare (Islanda şi Liechtenstein), iar această organizaţie respectă condiţiile de eligibilitate stipulate în Ghidul Solicitanţilor, poate să o includă ca partener în proiect, indiferent dacă aceasta organizaţie se regăseşte sau nu în lista la care faceţi referire.

 

Întrebare 10: Nu ne este foarte clar dacă putem depune 2 aplicaţii pentru fiecare componentă sau pentru întreg programul. Am aprecia foarte mult daca aţi putea clarifica acest aspect.

Răspuns: Limita de Cereri de finantare este pe fiecare Componentă în parte şi nu pe tot Programul. Limita este de maxim două aplicatii pe Componenta, dintre care doar una pentru un grant mare. Excepţia o reprezintă Componenta 2- Justiţie socială pentru care aveţi posibilitatea să depuneţi maxim 3 scrisori de intenţie, cu condiţia să nu depuneţi mai mult de 2 pentru fiecare dintre Subcomponentele acesteia.

 

Întrebare 11:  În Ghid este scris că parteneriatul cu o entitate din ţările donatoare nu este obligatoriu dar este recomandat. În jurizare nu am vazut un punctaj alocat. Întrebarea este: Se va ţine cont în jurizarea finală?

Răspuns: Da, parteneriatul nu este obligatoriu ci este recomandat. În ceea ce priveşte punctajul alocat, acesta există. Astfel, în grila de evaluare tehnică şi financiară publicată în Ghidul Solicitanţilor, există criteriul de evaluare 6.4: "Prin parteneriatul propus, proiectul contribuie la consolidarea relaţiilor bilaterale cu statele donatoare" pentru îndeplinirea căruia se poate acorda un maxim de 2 puncte.

 

Întrebare 12:  Vă rog să notaţi că am făcut o eroare atunci când am completat formularul de preînregistrare. Ce pot face în acest sens? Cum pot corecta formularul deja completat?

Răspuns: Vă mulţumim pentru semnalare. Noi nu putem face modificări în formular, responsabilitatea completării datelor este în totalitate a Solicitantului. Prin urmare vă recomandăm să re-completaţi formularul cu toate câmpurile corecte,  să printaţi şi să ataşaţi ambele formulare (atât cel greşit cât şi cel corect) la Cererea de finantare,  specificând pe cel completat greşit "Formular gresit", pentru a putea identifica noi ulterior depunerii formularul corect în centralizatorul online.

 

Întrebare 13:    Proiectul poate fi scris şi în limba engleză? Am văzut menţionat româna. Noi avem voluntari străini care şi-ar dori implicarea în proiect.

Răspuns: Cererea de finanţare nu poate fi completată în limba engleză. Există în acest sens în Grila de verificare a conformităţii administrative şi a eligibilităţii (publicată în Ghidul solicitanţilor) un criteriu distinct care se referă la acest aspect şi anume dacă „Dosarul Cererii de finanţare cuprinde formularul Cererii de finanţare, redactat în limba română, inclusiv rezumatul în limba română şi în limba engleză".

 

Întrebare 14: Ce trebuie să cuprindă raportul anual pe partea narativă? Există vreo structură?

Răspuns: Raportul anual reflectă activitatea anuală a organizaţiei şi, de obicei, include informaţii specifice, cum ar fi: misiunea, obiectivele, programele, proiectele şi activităţile derulate, informaţii financiare, lista membrilor consiliului director, surse de venit etc. Forma de prezentare şi conţinutul specific al raportului anual reprezintă alegerea liberă a solicitantului.

Vă rugăm să reţineţi că, în conformitate cu Ghidul Solicitanţilor secţiunea 5.1 Procedura de depunere, cel mai recent raport anual al unui solicitant este „fie raportul anual pentru anul 2012 fie, în cazul organizațiilor înființate în anul 2013, o situație la zi a activității și bugetului acestora".

În cazul în care o organizaţie nu a avut activităţi în cursul anului 2012, este important să se depună un document care să specifice acest lucru.

 

Întrebare 15: Există o limită de plată pe zi pentru un trainer/formator ?

Răspuns: Referitor la plata trainerilor/formatorilor nu există o anumită limită referitoare la onorariul sau/şi salariul zilnic plătit, însă trebuie să aveţi în vedere următoarele aspect cuprinse în Ghidul solicitanţilor şi anexele acestuia:

- aceste costuri nu trebuie să le depăşească pe cele practicate în mod obişnuit de către Solicitant şi / sau partenerii acestuia;

- aceste costuri trebuie să fie realiste şi necesare implementarii proiectului;

- sunt utilizate în unicul scop de a atinge obiectivele proiectului şi rezultatele preconizate, într-o manieră conformă cu principiile economiei, eficienţei şi eficacităţii;

 

Întrebare 16: Există o limită pentru plăţile de servicii?

Răspuns: Referitor la plata de servicii, de asemenea, nu există o anumită limită referitoare la plata serviciilor însă trebuie să aveţi în vedere următoarele aspect cuprinse în Ghidul solicitanţilor şi anexele acestuia:

- aplicantul şi partenerii, precum şi echipa propusă, au expertiza, motivaţia şi capacitatea necesare derulării proiectului;

- în cazul în care anumite servicii se subcontractează, acest lucru trebuie menţionat explicit la capitolul 5 din Buget;

- managementul proiectului nu se subcontractează;

- ponderea plăţilor de servicii va fi privită in contextul proiectului si al activitatilor propuse, având în vedere recomandarea ca o organizaţie să îşi implementeze proiectul, apelând la servicii specializate doar atunci când este cazul.

 

Întrebare 17: Din punct de vedere juridic, ce formă de organizare trebuie formată în cazul unei coaliţii/reţele?

Răspuns: Coaliţiile/reţelele la care se referă proiectul pot fi formale sau informale. Referitor la tipurile de solicitanţi eligibili aceştia pot fi federaţiile (dacă reţeaua/coaliţia s-a constituit din punct de vedere legal sub această formă) sau asociaţiile/fundaţiile care acţionează în numele unei reţele sau coaliţii informale de organizaţii neguvernamentale.